ISO9001质量管理体系作业文件编制要点及“常见病”

发布者：admin 发布时间：2013-1-6 21:05:03 阅读：3

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ISO9001质量管理体系作业文件编制要点及“常见病”

    根据本人多年从事审核、咨询的经验，针对企业作业文件的“常见病”，在编写作业文件时，应注意下列事项。

1.作业文件应能支撑程序文件

    作业文件与程序文件的接口联系，一定要处理好。通常，作业文件和有关的程序文件并非由同一人编写，在渺小某一具体活动时经常出现脱离程序文件来编写作业文件的情况。如在编写程序文件中的某项活动没有详细规定，要依赖作业文件去解决，而在作业文件中也没有详细规定，使有关人员不知道如何开展此活动。再如，在作业文件中详细地描述了企业的业务管理过程，而没有说明程序文件中要求展开的某些重要的质量保证活动具体该怎么做。

2.注意分清作业文件与程序文件的界限

    对ISO9001质量管理体系而言，程序文件就是描述ISO9001标准各过程所要求的质量活动的控制程序。其内容应包括关于如何达到过程活动的确切描述。质量管理体系中，一般讲的程序不是作业程序（作业文件），而具体讲到某项活动的形成文件的程序，如ISO9001：2008标准中7.5.2C）所述的使用特定方法和程序，才是指作业文件。

3.区分质量管理体系要求与业务要求

    凡是ISO9001标准中没有明确规定的，都可不必进入ISO9001质量管理体系，应特别注意质量管理体系要求与业务要求的区别。这在建立质量管理体系、准备实施质量管理体系认证阶段尤为重要，可以避免分散精力。

4.职责、权限和相互关系调节一致

    作业文件的职责、权限和相互关系，同质量手册和程序文件中的相应规定要保持一致。

5.控制力度与质量要求一只

    有的作业文件中，对活动输出的质量要求很高，但按所规定的活动来操作，却不能保证要求的实现。如产品质量特性有具体要求，但作业文件却存在规定的工序（过程）不适宜，造成工序能力不足等情况。

6.与ISO9001质量管理体系的业绩改进指南适当接口

    对于管理基础较好的企业，作业文件的编写以ISO9001质量管理体系的要求为主，但可以参考ISO9004《质量管理体系、业绩改进指南》以及ISO/TS16949：2002《质量管理体系、汽车生产及相关服务组织应用ISO9001：2000的特别要求》的规定。这样，既能对外提供有能力满足顾客要求的信任，又能对内满足质量管理获取更大绩效的需求。而对于大多数企业，则宜在深入贯标的阶段，再充实相关内容。

7.注意“异常流的控制”

    例如，对工序能力达不到设计规范和产品质量要求、设备故障、工装失准和表示不清等“异常流”应做出预防性的控制安排并开展有关的活动，以免一旦发生这种情况时失去控制。

8.搞清各项活动的全部输入和输出，并加以全面控制

    对于每项活动来说，都可视为一个“过程”。为了使这个“过程”受控，就必须认真地搞清它的全部输入和输出，并明确其要求。我们经常看到，有些组织在一些重要过程和活动中，如设计开发、管理评审时漏了某些必要的输入，以致整个活动达不到要求。同时，还要注意分析和研究外界可能对“过程：有哪些不期望的干扰，并加以排除。

9.必须符合企业实际，可以操作

    作业文件是指导实际工作的，任何要求都应切合实际，对各方面因素应进行综合考虑，如劳动强度和检查频次等。作业文件是针对某一特定事物的管理过程的，也就是对特定事物的质量予以指导和评价的。因此，作业文件必须是可操作的，能保证达到质量要求的，否则，就会无的放矢，而被闲置不用。这样不但不利于体系的有效运行，而且会导致十分有害的有章不循的后果。在审核中经常发现，实际作业情况与作业文件的归队不一致。究其原因，一是编制作业文件人员根本不了解实际是怎样操作的，而是由于作业文件无法执行，而由操作者自行加以修正。因此，在作业文件编制过程中，总结成熟的作业经验，予以继承是完全必要的。在作业文件开始实施时，文件编写人员应到现场跟踪、了解存在的问题，并及时加以解决。对作业文件中存在的问题，操作人员不能擅自修改，而应及时反馈信息，按规定程序进行修改。

10.要求不同，写法不同

     不论是哪一类型的作业文件，都是针对某一特定的对象：岗位、产品、工序（过程）、设备、工装和工作等提出来的。不同的对象有不同的要求，因此，在编写形式上应有区别或不同，即在表现形式上，没有必要强求一律。任何形式都要服务于内容，内容决定形式。当然，企业在做这一下工作时，应力求作业文件在编写形式上的一致，这样便于文件的管理。

11.应及时更改

    作业文件在实际应用中，应本着实践是检验真理的唯一标准的精神，通过作业文件在实践工作中的实施，根据实施情况和活动结束的分析和研究，不断发现作业文件存在的问题，不适宜的内容要修改，而成功的做法要纳入到文件之中。所以，文件更改是必然的，这是增值过程，且更改要及时。

 

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